2RF (cabinet de Recrutement et de Formation du groupe ARTIS) recherche un Assistant(e) administratif(ve) et technique travaux pour l’un de ses clients spécialisé dans la pose de tous types de revêtements de sols et faïence, l’application de peintures intérieures et dans la pose de tous types de revêtements muraux, essentiellement dans les réalisations neuves : résidences, bureaux, pôle santé…

Vos missions principales seront les suivantes :

1.Traitement des mails reçus sur la boîte générale

• Lecture des mails et transmission aux personnes concernées
• Réorganisation de la boîte par chantier
• Si action relative aux travaux, gestion avec les Conducteurs de Travaux
• Lecture des Compte-rendu chantier et mise en évidence auprès des Conducteurs de Travaux des actions à mener
• Sauvegarde des documents à conserver dans les dossiers informatiques de l’entreprise selon l’arborescence en place

2. Gestion de l’administratif « Travaux » 

• Accueil téléphonique et traitement des messages
• Traitements des documents administratifs
• Renvoi des documents à faire signer par la Direction aux entreprises ou particuliers concernés, puis classement des copies
• Mise à jour de BATISCRIPT pour préparer la réception de supports de l’ensemble des chantiers
• Classement des PV de réception de Travaux dans le classeur approprié
• Préparation des « classeurs chantiers » à l’ouverture du chantier, puis mise à jour régulière
• Réalisation des PPSPS
• Réalisation des dossiers techniques
• Envoi des fiches FDES, bons de livraison
• Etablissement des fiches de tâches pour le maître d’œuvre
• Demande des échantillons auprès des fournisseurs pour chaque chantier
• Réalisation et transmission des DOE de chaque chantier
• Archivage des « classeurs chantiers » à la fin du chantier
• Rédaction des courriers des conducteurs de Travaux

3.Suivi de la SOUS-TRAITANCE 

• Vérification des papiers administratifs des sous-traitants selon la procédure en place dans l’entreprise, à savoir tous les 6 mois, relances semestrielles et ponctuelles si nécessaire
• Alerte auprès de la Direction en cas de manquements ou d’incohérences par rapport aux éléments récoltés
• Rédaction des contrats de sous-traitance (demande des devis correspondants) et mise en signature avant le début des travaux
• Demandes d’agrément auprès du Maître d’Ouvrage et vérification des retours signés avant le début de l’intervention du sous-traitant (relances si nécessaires)
• Classement de ces documents dans les classeurs appropriés
• Renseignement du tableau de sous-traitance (récapitulatif des contrats par chantier, Paiement direct)
• Obtenir les PPSPS des sous-traitants

4.Suivi du SAV 

• Mise à jour du tableau récapitulatif des réserves « Chantier »
• Transmission des nouvelles informations reçues concernant les réserves « Chantier » au Responsable Travaux et aux Conducteurs de Travaux concernés
• Mise à jour du planning d’intervention selon les directives du Service Travaux
• Prise des rendez-vous auprès des personnes concernées

5.Saisie des feuilles de pointage hebdomadaires du personnel chantier (interne + intérimaire) 

• Recensement des feuilles de pointage hebdomadaire du personnel « chantier » reçus des Conducteurs de Travaux avec une relance en cas de manquement
• Saisie des feuilles de pointage dans Batigest
• Transmission de l’état récapitulatif au Service Paie dans les temps voulus

6.Suivi des Devis de Reprises 

• Etablissement des métrés et chiffrage des devis
• Création du devis correspondant dans le logiciel de gestion
• Envoi des devis aux personnes concernées
• Suivi des devis de la création, à l’envoi, mais aussi des retours signés pour une transmission efficace auprès de la Conduite de Travaux

7.Autres « Administratif » 

• Commande et gestion des fournitures administratives
• Dépôt du courrier à la Poste
• Commande de timbres 

Une expérience Bâtiment serait préférable, idéalement dans le second œuvre.

39h de travail hebdomadaire : 8h-12h / 13h30-17h30 (16h30 le vendredi)